Cách viết thư xin việc qua Email bạn cần biết (Hướng dẫn chi tiết)

Viết thư xin việc qua email là điều cần thiết đối với quy trình xin việc hiện đại bởi các công ty ngày nay thường nhận CV xin việc thông qua email hoặc websie tuyển dụng của công ty. Hoặc có lẽ bạn muốn gửi thư xin việc dưới dạng tệp đính kèm với đơn xin việc của mình, nhưng không có tùy chọn nào để tải lên.
cách viết thư xin việc qua email

Tạo sơ yếu lý lịch của bạn trong vài phút

Hoặc bạn muốn gửi thư xin việc trong nội dung email để thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng trước khi họ quyết định tải xuống sơ yếu lý lịch xin việc của bạn. Bất kể lý do bạn gửi là gì, thư xin việc qua email của bạn cần thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và thuyết phục họ dành cho CV xin việc của bạn sự chú ý xứng đáng.

Trong bài viết dưới đây, Mẫu CV sẽ hướng dẫn bạn cách viết email xin việc khi gửi hồ sơ xin việc chuyên nghiệp để gây ấn tượng với nhà tuyển dụng nhé!

Lợi ích của việc viết thư xin việc qua email

Có thể bạn chưa quá quen với việc gửi email xin việc cho nhà tuyển dụng. Với cách làm truyền thống là viết thư xin việc thông qua Word hoặc gửi một bản PDF, nhà tuyển dụng sẽ phải thực hiện nhiều thao tác hơn như tải xuống và mở ra rồi mới có thể đọc. Sau đó, đôi khi còn mất nhiều công sức xoá chúng đi khi đầy bộ nhớ.

Tuy nhiên, khi sử dụng mail xin việc, bạn chỉ cần viết trực tiếp những nội dung của một lá thư xin việc lên phần trình bày email. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể ngay lập tức đọc mail xin việc của bạn. Đồng thời, trong email cũng có rất nhiều công cụ hỗ trợ soạn thảo văn bản như font, cỡ chữ, hình thức (nghiêng, đâm, highlight…) không thua kém gì một ứng dụng soạn thảo thông thường. Bạn có thể dễ dàng gây chú ý với nhà tuyển dụng. Một phương pháp tiết kiệm thời gian cho cả đôi bên vô cùng hữu hiệu.

Cấu trúc của một bức thư xin việc qua email

Trong khi viết email xin việc với nhà tuyển dụng, có một số yếu tố chính tạo nên sự thành công cho một mail xin việc mà bạn cần chú ý như sau:

cách viết thư xin việc qua email

Một tên hiển thị Email chuyên nghiệp của người gửi (Receiver)

Đầu tiên, trước khi bắt đầu soạn thảo mail xin việc, hãy đảm bảo rằng tên hiển thị email của bạn nghiêm túc và phù hợp với môi trường doanh nghiệp. Cùng với dòng tiêu đề, tên hiển thị email của bạn là điều đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy – một trong những yêu tố gây ấn tượng đầu tiên của bạn với họ.

Nếu bạn đang sử dụng một địa chỉ email không chính thức mà bạn đã tạo cách đây nhiều năm như maianhxinhgai@gmail.com hoặc fansehunexo@email.com, bạn nên mở một tài khoản mới để liên lạc giữa bạn và các công ty tuyển dụng. Tạo một địa chỉ chuyên nghiệp mới bao gồm họ và tên của bạn, nếu trùng bạn có thể thêm ngày tháng năm sinh.

Ví dụ

manhdung.work@gmail.com
huongnt.2305@gmail.com

Người nhận Mail xin việc (Recipient)

Tại đây bạn sẽ điền email người nhận, thường là email đến từ đại diện bộ phận tuyển dụng. Trong một số trường hợp, công ty sẽ yêu cầu ứng viên phải cc hoặc bcc thêm một vài email khác.

Cụ thể, CC là khi bạn gửi email đến nhiều người nhận cùng lúc, nhưng tất cả những người nhận có thể biết những ai cũng được nhận email như mình. Bạn thường dùng cc nếu bạn gửi email một đồng nghiệp nhưng bạn cũng muốn để sếp biết bạn đã gửi cho những ai.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bí mật, quyền riêng tư và bí mật là tối quan trọng? Đó là khi BCC phát huy tác dụng. Bằng cách nhập địa chỉ email vào BCC, không ai trong số những người nhận email sẽ biết ai khác có bản sao. Họ cũng sẽ không thể xem địa chỉ email của những người đó.

Tiêu đề Email xin việc (Subject)

Dòng tiêu đề là điều đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy khi quyết định có mở tin nhắn của bạn hay không. Đảm bảo rằng dòng tiêu đề của bạn nêu rõ mục đích của mail xin việc để nhà tuyển dụng không nhầm nó là thư rác hoặc bỏ qua nó. Dòng tiêu đề nên bao gồm tên vị trí ứng tuyển và tên của bạn và nên được chỉnh sửa để tránh các lỗi chính tả.

Công thức viết tiêu đề nên là: VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN – HỌ VÀ TÊN.

Ví dụ:

Thực tập sinh Kinh doanh – Lê Phương Thảo
Nhân viên chứng từ – Trần Minh Ngọc

Phần nội dung email xin việc

Đây sẽ là phần quan trọng nhất của mỗi công đoạn gửi mail xin việc. Tại đây, bạn cần nêu bật được bản thân mình là ai, biết đến vị trí tuyển dụng qua đâu, lí do bạn ứng tuyển và ưu nhược điểm của chính bạn. Khi viết phần này, bạn phải tập trung cao độ và chú ý cẩn thận trong việc sử dụng ngôn từ bởi một bức thư xin việc cần thể hiện thái độ nghiêm túc cũng như tinh thần sẵn sàng lăn xả và trách nhiệm hết mình vì công việc. Một bức thư việc gồm có 4 phần: Chào hỏi, mở đầu, thân và kết thúc. Hãy đảm bảo trình bày email có ít nhất 4 đoạn văn tương ứng với bốn phần nhé. Chi tiết viết từng phần sẽ được trình bày ở mục sau.

Cách viết email xin việc

Trong phần này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết chi tiết về phần nội dung một email xin việc kèm ví dụ vè mẫu email xin việc để bạn có thể tham khảo.

Bắt đầu bằng một lời chào

Tìm ra người nhận rất dễ dàng bằng cách đọc tên trên địa chỉ email mà bạn đang gửi hồ sơ xin của mình. Nếu địa chỉ email không đủ rõ ràng, hãy kiểm tra kỹ trong mô tả công việc để xem liệu có tên được đề cập hay không. Nếu đó chỉ là một địa chỉ email chung chung, bạn có thể sử dụng cụm từ “Bộ phận Nhân sự Công ty X” hoặc “Bộ phận tuyển dụng Công ty X”.

Ví dụ:

Kính gửi Bộ phận Nhân sự Công ty TNHH Paleto,
Kính gửi Bộ phận Tuyển dụng Công ty Chứng khoán Althrite,
👉 Chú ý: Nếu họ phản hồi email của bạn bằng cụm “Dear A”, bạn cũng có thể linh hoạt bằng cách sử dụng từ “Dear anh/chị B” để tăng tính thân thiện cho CV của mình. Cách này chỉ khuyến nghị khi bạn đã nhận được email trả lời thư xin tuyển dụng của bạn.

Ví dụ:

Dear chị Linh Trần,

Nội dung mail xin việc cho vị trí ứng tuyển

Cách viết email xin việc là khi bạn đưa toàn bộ nội dung giống như thư xin việc bản cứng, với một số bổ sung theo ý muốn. Bắt đầu lá thư của bạn bằng cách bày tỏ sự quan tâm của bạn đến công việc mở đầu, và đề cập đến chức danh công việc theo tên. Hãy làm theo điều này với một số kinh nghiệm trước đây của bạn sẽ cho người đọc thấy rằng bạn đủ tiêu chuẩn cho vị trí này. Tập trung vào các ví dụ cụ thể khi giải thích rằng bạn có những phẩm chất hoặc kỹ năng nhất định. Đảm bảo rằng tất cả thông tin bạn đưa vào có liên quan trực tiếp đến công việc mà bạn đang ứng tuyển.

 

Mở đầu mail xin việc

Trong phần mở đầu, ứng viên cần giới thiệu những thông tin cơ bản như sau: Họ và tên đầy đủ, Trường Đại học (Nếu đang còn là sinh viên), địa chỉ sinh sống. Sau đó, bạn hãy nêu rõ về việc bạn ứng tuyển vào vị trí nào trong email xin việc và biết đến thông tin tuyển dụng qua đâu. Đây chỉ là một trong những thông tin rất cơ bản để nhà tuyển dụng có nhận thức nhất định về bạn. Vậy nên hãy viết cụ thể, rõ ràng và đừng dài dòng nhé.

Ví dụ:

Mình là Trần Vân Trang, hiện đang sinh sống tại Hà Nội. Mình viết email này với mục đích ứng tuyển cho vị trí Thực tập sinh Marketing tại Hãng thời trang Lé Beauty chi nhánh Hà Nội. Được biết thông tin tuyển dụng của công ty qua trang web mau-cv.com, mình đã đính kèm CV ứng tuyển qua email này với mong muốn có cơ hội làm việc cho Lé Beauty trong thời gian sắp tới.

Thân mail xin việc

Trong phần này, bạn nên chỉ ra những ưu điểm của bản thân cũng như kinh nghiệm làm việc trong thời gian trước đó. Nhưng bởi vì tính chất email chỉ là bản rút gọn của CV, bởi vậy, hãy chắt lọc những gì mang tính liên quan nhất và hỗ trợ nhiều nhất cho bạn trong quá trình lọc ứng viên.

Ví dụ:

Với hơn 3 năm kinh nghiệm làm trong ngành Marketing và đã thử sức qua nhiều vị trí khác nhau trong ngành, mình tự tin về bản thân trong việc đem tới những giá trị sau:

  • Thái độ làm việc chuyên nghiệp, trách nhiệm và thích ứng tốt với thay đổi
  • Tư duy lấy Khách hàng làm trung tâm và nhạy cảm với xu hướng
  • Thành thạo trong việc lên kế hoạch Marketing theo quý cho công ty.
  • Thêm vào đó, mình có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện và truyền thông cho các chương trình, hội thảo và toạ đàm liên quan đến Marketing. Trong quá trình học thời đại học, mình đã từng tham gia nhiều cuộc thi giải Marketing Case và từng đạt Quý Quân cuộc thi Bản lĩnh Marketing.

Kết thúc mail xin việc

Ở phần kết thúc, bạn hãy nhấn mạnh lại một lần nữa về mong muốn được nhận vào làm tại công ty cũng như khả năng đóng góp và tạo ra giá trị cho công ty trong thời gian sắp tới. Đồng thời, hãy thể hiện bản thân là một ứng viên chuyên nghiệp với việc đính kèm CV và bày tỏ hi vọng được nhận phỏng vấn trong tương lai gần nhất. Ở cuối thư, đừng quên ký tên và cảm ơn dù chỉ là thư điện tử nhé!

Ví dụ:

Với những gì đã đề cập, mình tin rằng bản thân sẽ là một nhân viên trách nhiệm và phù hợp của quý công ty. Đồng thời, mình tin rằng Lé Beauty sẽ là một môi trường tuyệt vời cho sự phát triển tương lai của mình. (Mình đã đính kèm CV ứng tuyển trong file dưới đây). Hi vọng mình có thể chia sẻ sâu hơn về CV của bản thân trong cơ hội phỏng vấn tại công ty.

Mong nhận được hồi âm sớm từ các bạn.

Mình xin chân thành cảm ơn.

Ứng viên,
Trần Vân Trang.

Đính kèm hồ sơ ứng tuyển của bạn

Đính kèm sơ yếu lý lịch của bạn vào mail xin việc của bạn theo định dạng mà nhà tuyển dụng yêu cầu. Nếu không cần định dạng cụ thể, hãy gửi nó dưới dạng tài liệu PDF. Tất nhiên, đừng làm điều này nếu nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gửi sơ yếu lý lịch của bạn theo một cách nào đó khác (chẳng hạn như thông qua trang web hoặc hệ thống tuyển dụng riêng của công ty).

Tóm tắt cách viết mail xin việc

Sau khi đã hướng dẫn cách viết chi tiết, chúng tôi sẽ tóm tắt cách viết email xin việc khi ứng tuyển vị trí mà bạn mong muốn:

  • Tạo một địa chỉ email xin việc chuyên nghiệp và chỉn chu
  • Chú ý tên người nhận và BCC hoặc CC theo yêu cầu của nhà tuyển dụng
  • Cấu trúc của Tiêu đề email xin việc (Tên email) là: Vị trí ứng tuyển – Họ và tên hoặc đặt tên theo yêu cầu trong mô tả công việc.
  • Có thể chào hỏi trong email bằng cách dựa vào đặc điểm email chung chung hoặc email người nhận cụ thể
  • Nội dung email xin việc bao gồm: Mở đầu, thân email, kết thúc kèm chữ ký

Tips giúp mẫu email xin việc chuyên nghiệp hơn

Dưới đây sẽ là những việc bạn cần lưu ý trước khi gửi email xin việc tiếng Việt kèm hồ sơ xin việc cho quý công ty có vị trí ứng tuyển bạn nhắm tới:

Những điều nên làm

  • Đề cập đến tên vị trí bạn đang ứng tuyển trong dòng Tiêu đề và nội dung email của bạn.
  • Giải thích nơi bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng hoặc cách bạn biết về vị trí còn trống đó.
  • Kết thúc bằng một lời nhắc nhở tinh tế để nhà tuyển dụng nhớ về hành động mà bạn muốn họ thực hiện, chẳng hạn như “Tôi rất mong nhận được phản hồi từ công ty”.
  • Liệt kê Họ và tên cùng với thông tin liên hệ của bạn bên dưới chữ ký email (không nên chỉ đề cập trong mỗi CV xin việc).
  • Nên gửi email trong giờ hành chính. Nếu bạn chỉ có thể viết ngoài giờ hành chính, hãy lên lịch (schedule) cho email của bạn để bức thư được gửi đi vào đầu giờ hành chính cùng ngày hoặc của ngày hôm sau nhé!
  • CV của bạn nên được đặt tên theo cú pháp công ty quy định khi ứng tuyển. Nếu không, bạn có thể đặt tên CV giống như tiêu đề email ứng tuyển của mình.
  • CV của bạn nên được lưu trữ trên bộ nhớ đám mây và đính kèm link vào CV thay vì gắn file để nhà tuyển dụng dễ dàng hơn trong quá trình kiểm tra CV nhé!
  • Nếu có thể, hãy nhanh chóng giải thích bất kỳ câu hỏi nào mà CV của bạn có thể nêu ra. Ví dụ: nếu bạn ở ngoại thành nhưng dự định chuyển đến gần vị trí công ty đang tuyển dụng hoặc bạn có thể làm toàn thời gian (full-time) dù chỉ mới là sinh viên năm thứ 3.

Những điều không nên làm

  • Đừng bắt đầu email xin việc bằng tên của bạn. Thay vào đó, hãy giới thiệu bản thân trong thư cùng với bằng cấp phù hợp cho vị trí trống.
  • Hãy viết mail xin việc thật ngắn gọn. Cũng giống như sơ yếu lý lịch của bạn, hãy cố gắng cô đọng thông tin vào chỉ vỏn vẹn một trang để thu hút nhà tuyển dụng do họ không có nhiều thời gian cho CV của bạn.
  • Email xin việc ngắn gọn không đồng nghĩa với cụt lủn. Hãy bày tỏ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp thông qua câu văn súc tích nhưng đầy đủ cấu trúc ngữ pháp.
  • Tránh bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào trong khi viết email xin việc của bạn. Một lỗi đánh máy nhỏ nhất có thể khiến cơ hội xin việc về con số không.
  • Không ghi sai địa chỉ và tên công ty hoặc tên người nhận email xin việc của công ty. Đây có thể được coi là những lỗi sai sơ đẳng và bị đánh giá là cẩu thả, thiếu chỉn chu khi xin việc.
  • Đừng bao giờ đưa ra các yêu cầu về tiền lương của bạn trực tiếp trong thư xin việc trừ khi có chỉ dẫn khác của nhà tuyển dụng.

Thông qua bài viết này, chúng tôi tin rằng bạn hoàn toàn có thể nắm được thư xin việc là gì, cách viết email xin việc và những điều nên hay không nên cần lưu ý trước khi gửi email xin việc đến nhà tuyển dụng. Nên nhớ email xin việc và thư xin việc có một điểm khác nhau nhỏ đó là thư xin việc có thể trình bày trong word. Do vậy, bạn cần đọc kỹ yêu cầu của nhà tuyển dụng để tránh nhầm lẫn. Thêm vào đó, có một số công ty yêu cầu email xin việc bằng tiếng Anh, nên bạn có thể tham khảo các bài viết khác để xem những hướng dẫn về cách trình bày thư xin việc bằng tiếng anh tại đây.

Ngoài ra, để giúp một mail xin việc hoàn hảo hơn, bạn cần đến một hồ sơ ứng tuyển chuyên nghiệp và ấn tượng. Vì vậy, chúng tôi đã thiết kế sẵn một số Mẫu CV xin việc mang tính thẩm mỹ nhưng vẫn đầy đủ thông tin để bạn tham khảo tại đây.

Các bài viết tương tự

 

Người tham chiếu trong CV là gì!

Người tham chiếu trong CV là gì!

Các nhà tuyển dụng muốn người tham chiếu sẽ là tài liệu tham khảo để kiểm tra lại những gì bạn đã viết trong CV của...