Những lời chào sử dụng trong thư từ để xin việc thành công

Khi đi xin việc, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cao những ứng viên biết cách viết thư xin việc qua email chuyên nghiệp. Trong đó, lời chào sử dụng trong thư là một yếu tố sẽ được nhà tuyển dụng để ý.

Chào hỏi đúng cách trong thư xin việc sẽ tạo ấn tượng tích cực, thể hiện sự chuyên nghiệp và nghiêm túc khi ứng tuyển công việc. Do đó, bất kỳ ứng viên xin việc nào cũng cần nên cân nhắc kỹ lưỡng khi đưa ra lời chào chuẩn xác đối với đối tượng mình đang viết thư.

Nắm bắt ý chính:

1. Lời chào hỏi rất quan trọng không chỉ trong giao tiếp thông thường, mà còn là ấn tượng đầu tiên cần có khi giao tiếp qua email.
   ‍
2. Việc đưa ra lời chào hỏi phù hợp khi viết email yêu cầu bạn phải nắm rõ đối tượng và thông tin mình sẽ viết.
   ‍
3. Trau dồi kinh nghiệm chào hỏi trong email cho tốt hơn bằng cách luyện tập viết thật nhiều loại email gửi đến các đối tượng khác nhau.
   ‍

Ví dụ về lời chào trong đơn xin việc

Khi viết đơn xin việc qua email, hay trả lời phản hồi liên quan đến vấn đề công việc, cách chào hỏi phù hợp, lịch sự và đúng mực là rất cần thiết. Bạn có thể bị đánh giá ngay lập tức nếu sử dụng sai lời chào khi viết thứ tới nhà tuyển dụng của công ty. Một số ví dụ về lời chào trong đơn xin việc:

• Kính gửi Ông Lê Hồng Minh,
• Kính gửi Ms. Trần Hồng Hạnh,
• Dear Ms. Trang,
• Kính gửi phòng Tổ Chức Hành Chính Công Ty Sontech,
  ‍

Cấu trúc lời chào khi xin việc

Ở phần này, chúng tôi sẽ đề cập đến cấu trú lời chào khi xin việc. Để viết và gửi lời chào một cách lịch sự và chuyên nghiệp nhất tới nhà tuyển dụng hoặc các công ty, nắm bắt cấu trúc của chúng là vô cùng quan trọng. Các yếu tố cần lưu ý sẽ bao gồm giọng văn viết, độ dài, font chữ, v.v.

Cách sử dụng giọng văn trang trọng

Đối với email ứng tuyển công việc, hay trao đổi với đối tác, khách hàng như thông báo giá, đàm phán hợp đồng kinh doanh, trả lời offer vị trí công việc,... thì cần có cách chào hỏi trang trọng, lịch sự, đúng quy chuẩn. Điều này là phép lịch sự tối thiểu bạn cần có, và vô hình chung sẽ giúp bạn có ấn tượng ban đầu tốt với người nhận.

Một số các cách chào dễ được sử dụng như sau:

• Dear + Mr/ Ms/ Mrs,
• Kính gửi + ông/ bà + họ và tên người nhận,
• Kính gửi + Mr/ Ms/ Mrs,
• Dear Mr/ Ms/ Mrs + họ tên người nhận + chức danh,
• Kính gửi ông/ bà + họ tên người nhận + chức danh,
• Dear + tên người nhận,
• Kính gửi + tên người nhận,
• To + tên người nhận.
• To + Mr/ Ms/ Mrs + tên người nhận + chức danh,
  ‍

Lưu ý, có những trường hợp nếu bạn không biết chắc chắn tên của người nhận là ai, bạn hãy viết tên công ty, tổ chức, phòng ban, chi nhánh,... Lúc này, câu chào hỏi trong email có thể dùng như sau:

• Greetings,
• Dear + tên công ty/ tên bộ phận,
• Kính gửi + tên bộ phận/ tên công ty,
  ‍

Nhìn chung, các yếu tố để viết lời chào hỏi trong đơn xin việc dễ nhớ và được sử dụng rộng rãi. Không chỉ trong các email tiếng Anh người ta mới dùng "Dear" mà hiện nay, các email tiếng Việt cũng có thể bắt đầu bằng "Dear" để ngắn gọn và vẫn lịch sự.

Lời chào trong email theo thời gian gửi trong ngày

Ngoài những hướng dẫn viết lời chào lịch sự kể trên, sử dụng lời chào hỏi trong email theo thời gian trong ngày là một cách hay, hiệu quả, thể hiện sự thân thiện và chuyên nghiệp. Các câu chào này rất dễ nhớ và bạn có thể viết bằng tiếng anh hoặc tiếng việt đều được như sau:

• Good Morning (Chào buổi sáng),
• Good Afternoon (Chào buổi chiều),
• Good Evening (Chào buổi tối),

Tuy nhiên, kiểu chào này lưu ý là chỉ ưu tiên dùng cho những người mà bạn có thể chắc chắn đang ở cùng múi giờ với bạn. Nhưng nếu công ty, nhà tuyển dụng mà bạn đang ứng tuyến có vị trí ở nước khác, khiến cho múi giờ giữa của bạn và công ty lệnh nhiều thì đừng dùng những lời chào trong email theo thời gian trong ngày như trên. Lúc bạn viết thư email có thể là buổi sáng nhưng tại nơi ở của người nhận lại đang là đêm hoặc chiều, đã quá giờ làm việc.

Độ dài của lời chào trong email xin việc, email công việc

Độ dài của lời chào trong email xin việc dù bằng tiếng anh hay tiếng việt cũng chỉ nên gắn gọn, đủ trang trọng. Trong một số trường hợp đặc biệt khi việc bạn phải viết thư cho công ty và tên của công ty rất dài, thì thường câu chào trong email xin việc của bạn sẽ chỉ nển hạn chế trong vòng 1 dòng. Nếu mối quan hệ của bạn đủ tốt với người gửi, bạn có thể dùng câu chào bằng tiếng Anh là "Dear", vừa ngắn gọn nhưng cũng đủ lịch sự.

Lời chào trong email phản hồi/ trả lời người gửi

Khi viết email cho nhà tuyển dụng hoặc công ty tuyển dụng, sẽ có lúc bạn sẽ nhận được phản hồi/ câu trả lời từ phía công ty. Lúc này, bạn cần sử dụng nhưng lời chào riêng dành cho email phản hồi. Để làm điều này thì bạn không cần nhất thiết phải sử dụng lời chào như ở trên, vì 2 bên đã chào nhau từ trước đó. Hãy dùng những câu cảm ơn, cảm thán vì đã phản hồi email như sau:

• Great to hear from you! (Thật vui khi nhận được phản hồi từ Anh/ Chị!).
• I appreciate your quick response (Em/ Tôi đánh giá rất cao sự phản hồi nhanh chóng của Anh/ Chị/ Bạn).
• Thank you for the update! (Cảm ơn bạn vì những thông tin mới nhất!).
• Thanks for getting back to me (Cảm ơn bạn đã liên hệ lại).
• It's great to hear from you (Thật tuyệt khi được nghe ý kiến từ Anh/ Chị/ Bạn).
  ‍

Lời chào trong email gửi đến nhiều người

Một trường hợp cần lưu ý, khi chúng ta gửi cùng một nội dung email và CC hoặc BCC cho nhiều người hay một nhóm, lúc này, lời chào trong email được chia làm 2 trường hợp:

• Lời chào chung đến tất cả mọi người: Hi everyone, Hello everyone, Chào mọi người, Xin chào, Chào các anh chị em, Thân gửi + phòng ban,...
  ‍
• Lời chào trong email gửi đến 2, 3 người nhận: Hi/ Hello/ Xin chào/ Dear + tên người nhận thứ 1, tên người nhận thứ 2, tên người nhận thứ 3.
  ‍

Những lời chào tuyệt đối không dùng trong email xin việc, email công việc

Trong email liên quan tới công việc, email xin việc, việc sử dụng lời chào không phù hợp có thể gây ấn tượng xấu, khiến cho bạn mất điểm trong mắt doanh nghiệp, nhà tuyển dụng, hay các khách hàng tiềm năng. Tránh những cách chào hỏi không lịch sự hoặc thiếu chuyên nghiệp để đảm bảo bạn sẽ luôn có ấn tượng ban đầu và giới thiệu bạn tới với người khác một cách tốt nhất. Các cách chào hỏi bằng tiếng anh hoặc tiếng Việt nên tránh như là:

• Hey there, I am Josh!
• Dành cho những ai quan tâm đến, (To Whom It May Concern,)
• Hi [Nickname],
• Chào Quý ông Quý bà, (Hello Ladies and Gentleman,)
• Dear + Chức danh công việc, (ví dụ Dear Giám đốc,)
• Chỉ có tên người nhận, ví dụ "Huy!".
• Dành cho người may mắn, (tạo cảm giác là thư rác, lừa đảo).
• Xin hãy đọc thư này,
• Hi/ Hello, I am Peter,... (không có tên người nhận, hay đơn vị/công ty nhận).
• Anh/ Chị có thể dành vài phút, (thiếu đi lời mở đầu)
• Em/ Tôi biết rằng Anh/ Chị/ Bạn rất bận nhưng....
  ‍

Ngoài việc bắt đầu câu chào hỏi email một cách thiếu trang trọng, một vài những vấn đề khác trong nội dung của một bức thư bằng email mà cần chắc chắn không mắc khỏi dù bạn viết email bằng tiếng anh hay tiếng việt có thể kể đến như: viết sai tên người nhận/ công ty, không chú ý tới tiêu đề, viết nội dung thiếu thông tin, không đặt trọng tâm vào một số những thông tin quan trọng, không xác định rõ cấu trúc của email như thế nào, v.v.

Hậu quả của những lời chào thiếu chuyên nghiệp

Khi viết thư xin việc trong email, dù là tiếng Anh hay tiếng Việt, việc có lời chào thiếu chuyên nghiệp sẽ khiến cho bạn để lại ấn tượng vô cùng xấu cho người nhận, ở đây là đối với các nhà tuyển dụng của công ty. Trong nhiều trường hợp, các nhà tuyển dụng sẽ không thèm đoái hoài đến nội dung chính của bức thư mà sẽ đánh trượt luôn ngay từ tiêu đề khi thấy những lời chào thiếu sự chuyên nghiệp.

Điều tệ hơn của việc này đó là thường các bạn sẽ không biết tại sao mình lại bị đánh loại, và dẫn đến việc bạn sẽ không thể rút kinh nghiệm cho lần sau. Bởi vậy, chúng tôi khuyên tất cả các bạn ứng viên lưu ý khi đang đi xin việc hãy luôn thể hiện sự lịch sự, sự chuyên nghiệp trong xuyên suốt email, từ cách viết câu chào hỏi trong đầu bài cho tới khâu nội dung chính.