Tạo CV của bạn trong vài 15 phút
Bộ sưu tập mẫu CV miễn phí được thiết kế chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông và tiến một bước gần hơn đến việc làm bạn hằng mong ước.
Vậy chính xác phần mềm quản lý nhân sự là gì và nó có vai trò gì trong môi trường làm việc nhanh và đa dạng hiện nay, hãy cùng tìm hiểu ngay trong bài viết ngày hôm nay.
Nắm bắt ý chính:
- Phần mềm HRM được áp dụng rộng rãi khi phần mềm có khả năng tự động hóa và nâng cao các chức năng nhân sự khác nhau
- Phần mềm HRM mang lại rất nhiều lợi ích trong vấn đề tiết kiệm chi phí, thời gian và đưa ra các quyết định hiệu quả trong việc quản lý nhân sự
- Có 3 thể loại phần mềm HRM chính: HRM on-premise, Cloud-based HRM và Open Source HRM
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm quản trị nguồn nhân lực (HRM) là một giải pháp toàn diện được thiết kế để hợp lý hóa và tối ưu hóa việc quản lý nguồn nhân lực trong một tổ chức. Công ty có thể tận dụng phần mềm nhân sự này để các quản lý tuyển dụng có thể tự động hóa và nâng cao các chức năng nhân sự khác nhau, bao gồm quản lý hồ sơ nhân viên, tuyển dụng, theo dõi chấm công tính lương, cách tính lương cơ bản, giải ngân tiền lương, đào tạo và phát triển, đánh giá KPI cũng như quản lý bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm xã hội (BHXH).
Việc tự động hóa các nhiệm vụ quản trị nhân sự lặp đi lặp lại giúp giảm thiểu sai sót, tăng cường tính minh bạch và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động, trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hiện đại hướng tới tăng trưởng bền vững và khả năng cạnh tranh trong thời đại kỹ thuật số.
Các lợi ích mà phần mềm HRM mang lại
Có thể thấy, phần mềm HRM là phần mềm vô cùng linh hoạt và có thể được tận dùng để tối ưu thời gian cũng như hiệu quả trong việc quản lý nhân sự. Một vài các lợi ích phổ biến nhất có thể được kể đến sau đây.
Cải thiện năng suất và chất lượng lực lượng lao động
Các quy trình hành chính tốn nhiều thời gian như theo dõi chấm công, xử lý bảng lương và quản lý giấy tờ giờ đây đã được tự động hóa với phần mềm HRM.
Việc tự động hóa này cho phép đội ngũ nhân sự tập trung vào các mục tiêu chiến lược, tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu quả của lực lượng lao động.
Giảm chi phí cho doanh nghiệp
Việc triển khai phần mềm HRM giúp giảm đáng kể chi phí liên quan đến tài liệu trên giấy và lưu trữ hồ sơ con người. Hơn nữa, bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ nhân sự, các tổ chức có thể tối ưu hóa việc phân bổ nhân công, giảm thiểu nhu cầu bổ sung nhân sự hành chính và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.
Giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tuân thủ các quy tắc
Quản lý nguồn nhân lực thường bao gồm các hợp đồng pháp lý, thủ tục và các tài liệu nhạy cảm của nhân viên. Nguy cơ mất các giấy tờ quan trọng có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý và tài chính.
Phần mềm HRM cung cấp khả năng lưu trữ kỹ thuật số an toàn, đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ quan trọng đều được lưu giữ và truy cập dễ dàng, giảm nguy cơ mất dữ liệu hoặc vi phạm tuân thủ quy tắc.
Đánh giá hiệu suất quản lý dễ dàng
Các nhà quản lý tại các công ty, doanh nghiệp có thể theo dõi thành công của nhân viên một cách đơn giản bằng cách sử dụng nhiệm vụ được phân công hoặc bảng chỉ số KPI trong giải pháp quản trị HRM.
Dữ liệu thời gian thực này cho phép ban quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt hơn, thực hiện các chính sách nhân sự hiệu quả và liên tục nâng cao hiệu suất tổng thể của công ty.
Các phần mềm HRM phổ biến
Trong thị trường hiện tại có 3 loại phần mềm HRM chính thường được sử dụng, mỗi loại đều có các tính năng và ưu điểm riêng.
Phần mềm HRM On-Premise
Phần mềm quản lý nhân sự On-Premise (tại chỗ) là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực toàn diện được đặt trực tiếp trên máy chủ và cơ sở hạ tầng CNTT của công ty.
Tùy chọn triển khai này cho phép doanh nghiệp duy trì toàn quyền kiểm soát hoạt động của hệ thống, đảm bảo quyền tự chủ hoàn toàn mà không cần đến nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba.
Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và sở hữu dữ liệu, đảm bảo tính bảo mật và ngăn chặn truy cập từ bên ngoài. Các tổ chức chịu trách nhiệm quản lý an ninh dữ liệu, thiết lập các biện pháp bảo vệ và duy trì hệ thống sao lưu.
Mọi hoạt động bảo trì, cập nhật phần mềm và khắc phục sự cố đều được thực hiện nội bộ, đòi hỏi đội ngũ CNTT có chuyên môn cao.
Việc triển khai giải pháp HRM on premise cấp cho các tổ chức một hệ thống có độ an toàn cao, có thể tùy chỉnh và tự quản lý nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động đồng thời mang lại cho họ khả năng kiểm soát vượt trội đối với các quy trình quản lý lao động.
Phần mềm Cloud-based HRM
Phần mềm Cloud-base HRM, còn được gọi là phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng đám mây, là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực được cung cấp dưới dạng dịch vụ qua Internet. Thay vì cài đặt phần mềm trên máy chủ nội bộ, các tổ chức truy cập phần mềm qua Internet, với tất cả dữ liệu được lưu và duy trì an toàn trên cơ sở hạ tầng đám mây của nhà cung cấp dịch vụ.
Phần mềm Cloud-based HRM mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp với khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có kết nối Internet. Do không yêu cầu cơ sở hạ tầng chuyên dụng, toàn bộ hệ thống được nhà cung cấp dịch vụ quản lý, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư vào phần cứng. Dữ liệu được sao lưu tự động, đảm bảo an toàn và dễ dàng khôi phục khi cần thiết. Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng mở rộng linh hoạt, phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp mà không đòi hỏi nâng cấp hệ thống phức tạp.
Các doanh nghiệp lựa chọn phần mềm này sẽ được hưởng lợi từ giải pháp tiết kiệm chi phí, có khả năng thích ứng và dễ tiếp cận giúp cải thiện khả năng quản lý nhân viên đồng thời giảm bớt các hạn chế về cơ sở hạ tầng CNTT.
Phần mềm Open Source HRM
Phần mềm Open Source HRM là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực được tạo và phân phối bằng mô hình nguồn mở. Lựa chọn phần mềm này cho phép người dùng thay đổi và cải tiến hệ thống để đáp ứng nhu cầu cá nhân mà không phải trả phí giấy phép. Các doanh nghiệp có thể tải xuống, tùy chỉnh và triển khai chương trình bằng cơ sở hạ tầng của riêng họ.
Phần mềm Open Source HRM cho phép doanh nghiệp toàn quyền truy cập và tùy chỉnh mã nguồn để phát triển các tính năng phù hợp với nhu cầu. Không yêu cầu phí cấp phép, phần mềm này thường miễn phí hoặc có chi phí thấp hơn đáng kể so với các giải pháp thương mại. Tuy nhiên, cần có đội ngũ CNTT nội bộ của tổ chức để triển khai, bảo trì và bảo vệ hệ thống. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tận dụng sự hỗ trợ từ cộng đồng lớn gồm người dùng và nhà phát triển để nhận tư vấn và cải tiến phần mềm liên tục.
Các tổ chức sử dụng Phần mềm Open Source HRM được hưởng lợi từ giải pháp quản lý nhân sự linh hoạt và hiệu quả về mặt chi phí, thúc đẩy sự đổi mới và hiệu quả hoạt động đồng thời cung cấp quyền truy cập vào hệ sinh thái phát triển hợp tác.
Nghiên cứu thật kỹ để tìm ra phần mềm phù hợp nhất
Qua bài viết này, có thể thấy ở Việt Nam hiện nay có đa dạng các thể loại phần mềm HRM với các ưu điểm khác nhau. Mỗi phần mềm đều được nhà phát triển cung cấp với các giao diện, tính năng bổ trợ nhằm tối ưu hóa khả năng đưa ra quyết định và quản lý cho các công ty. Nếu bạn đang cần tìm một phần mềm HRM phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình đang làm, hãy dành thời gian nghiên cứu thật kỹ và liên hệ tư vấn tới các nhà phát triển để nắm rõ các thông tin về phần mềm.
